"Zjistěte svou mysl. Je to užitečnější než vyprázdnění žaludku. "
~ Michel de Montel
Dnes budu mluvit o žetonech Technologie GTDto umožní máte více času, méně unavených, zvyšujete efektivitu vlastní práce, snížit množství stresu a zvýšit spokojenost se životem.
Víte, že vaše vědomí bude neustále připomínat ty skutky a úkoly, které jste mysleli, že byste udělali, ale nechali byste bez dozoru?
Určitě ve vašem mozku tisíce nedokončených úkolů, nezpracované procesy, které spotřebovávají vaše vnitřní zdroje, sílu, energii a dokonce ani nevíte, že visí na váhu. To vše vytváří stres a zbavuje vás síly. Jste horší, když děláte nové úkoly, protože vaše hlava je plná starých.
Jak nakonec vyčistit hlavu všech těchto informací, zlepšit svou práci a život, říkám v tomto článku.
S největší pravděpodobností jste slyšeli zkratku "GTD", která označuje Getting-Things-Done ("Dokončení věcí", "Jak vložit věci do pořádku"). Tato filozofie nebo technologie se stala velice populární i díky mediálním pokrytí. Novinář z novin Guardian jmenoval Davida Allena, autora filozofie GTD, člověka, který má přinést pořádek do vesmíru.
GTD není jen systém řízení času, který je pro špičkové manažery bez osobního života nezbytný. Jedná se o systém pro optimalizaci a organizaci nejen práce, ale myšlení, vědomí, které dává pokyny, jak "vyčistit" myšlenku zbytečné duševní zátěže, otevřený prostor pro tvořivost, nové myšlenky a vytvořit psychologické předpoklady pro pohodlnou a organizovanou práci. Tento systém je určen pro podnikatele s milionem projektů a pro domácnosti, která se musí starat o děti, nechává čas číst beletrii a pro školáka, který se chystá jít na vysokou školu.
Navzdory skutečnosti, že je tento fenomén dobře znám, ne každý ví, co to je a jak vám může pomoci osobně. Proto dnes budu doslovně říci, co je na mých prstech. Po přečtení tohoto článku budete schopni přinést pořádek do vašeho života a přemýšlet dnes a téměř okamžitě uvidíte pozitivní výsledek těchto životních inovací.
Co mě přimělo, abych začal organizovat své záležitosti?
Úzkost a vina nevznikají kvůli nadměrné práci. Automaticky se objeví, když uzavřete dohodu se sebou samým.
~ David allen
Ne tak dávno jsem byl konfrontován s potřebou uspořádat svůj pracovní plán, ve kterém jsem objevil spoustu úzkých míst. Asi před deseti lety bylo kvůli mým koncentračním problémům velmi těžké vykonávat jakoukoli práci po dlouhou dobu. Postupně jsem začal pracovat na zlepšování mé pozornosti a disciplíny. Začala jsem se učit relaxovat a plnit své sliby. Mělo to ovoce.
Dokázal jsem vytvořit svůj vlastní projekt, uvolnit ho, nechat najat práci a začít pracovat pro sebe, jak jsem si představoval. Byl jsem ve smyslu pokroku v práci na sobě, což bylo podpořeno výrazným kontrastem mezi mým přítomností a minulostí. Před nějakou dobou jsem se nedokázala vypořádat se studiem na ústavu a s jednoduchou pronajatou prací, ale teď jsem pracoval disciplinovaně ve prospěch mého vlastního projektu a lidí, kterým to denně pracuje, samostatně a ne "pod bičem" .
Teprve tehdy jsem si všiml, že to není limit. Pocit úspěchu v té době mi skrýval ty problémy, které vznikly při organizaci mé práce.
Mám velkou rozmanitost práce: dopisy v poště, články na webu, komentáře, práce se studenty kurzu "NE PANIK" atd. atd. To vše vyžaduje dobrou organizaci. Chápal jsem jeho nepřítomnost kvůli skutečnosti, že v poště bylo množství nepřečtených dopisů, ale označeno jako "důležité". Vordovskijské soubory s "plány na rok 2015", "úkoly pro únor 2016" byly rozptýleny po pevném disku. V krabicích byly poznámky, nápady a znovu s popisem úkolů, které musím vykonávat. Netřeba říkat, že tyto soubory jsem velmi zřídka otevřel a zkontroloval je v těchto seznamech. A to se stalo ne tak kvůli mému nedostatku disciplíny, ale kvůli tomu, že to všechno mělo nějaký nepříjemný vzhled, což způsobilo vnitřní pocit marnosti všech těchto plánovacích činností.
Uvědomil jsem si, že ještě nemám moc času, i když jsem mohl udělat víc.
Obecně se pokoušejí zorganizovat seznam úkolů a především je následovat.
Samozřejmě jsem provedl naléhavé každodenní záležitosti, ale zároveň jsem cítil, kolik "úkolů" a "nápadů" je pozastaveno. To všechno vedlo k tomu, že jsem začal cítit méně spokojenosti z práce. Byly dny, kdy jsem se dovolil skončit dříve. Vyšel jsem na ulici, dostal se na kole, ale místo toho, abych si užíval svého volného času, který bych neměl, kdybych pracoval v kanceláři, byl jsem strašidelný pocit, že jsem něco neudělal, něco nebylo měl čas V mých myšlenkách se začaly objevovat perfektní postoje: "Musím dělat víc," "moc nepomáhám." Ale pochopil jsem, že problém není v množství práce, ale ve své organizaci.
Tak jsem se rozhodl začít organizovat celý pracovní prostor. Zachytila jsem vynikající knihu Davida Allena - "Jak vložit věci do pořádku". Již dávno jsem o systému GTD slyšel, ale teprve teď jsem se rozhodl lépe to poznat.
Co je GTD?
"Nedokončené podnikání ve skutečnosti zůstává nedokončeno na dvou místech: ve skutečnosti a ve vaší hlavě. Nedokončené podnikání ve vaší hlavě absorbuje energii vaší pozornosti, protože vás otravuje svědomím. "
~ Brahma Kumaris
Když jsem dostal tuto knihu, čekal jsem, že si v ní přečtuji nějaké triviální tipy na řízení času, které jsem potkal v jiných zdrojích, například "rozdělte věci na důležité a ne důležité", "delegujte, co mohou být delegovány".
Ale autor hovoří o takovém standardním přístupu "Time Management" jako omezeném a v mnoha ohledech neúčinný. Líbilo se mi skutečnosti, že David Allen už nehovoří o úvahách o "efektivní práci", ale o možnostech a omezeních lidského vědomí. Aby mohli organizovat své vlastní záležitosti tak, aby nebyly v rozporu se zvláštnostmi našeho myšlení. Přístup GTD je založen výhradně na závěrech o tom, jak náš mozog funguje, jak hromadí informace, jak zvládne nevyřešené problémy.
Nejzákladnějším psychologickým předpokladem této filozofie je skutečnost, že všechny důležité úkoly, třeba dokončení důležitého projektu nebo výlet do kláštera pro kurz meditace, náš mozek vnímá jako nevyřešený, vede na vědomí a způsobuje duševní stres, pokud neformalizujeme tyto úkoly ve formě konkrétních následujících akcí v rámci systému externího ukládání informací.
Nebuďte znepokojeni a nepotřebujte tento odstavec znovu přečíst! Teď vysvětlím, co to znamená. Dobrým příkladem je uvedena kniha "Jak vložit věci do pořádku". Řekněme, před deseti lety jste slíbili, že vyčistíte šatnu, ale dnes jste tak neučinili. Jak váš mozog uchovával a zpracoval informace o tomto úkolu po celých deset let?
Faktem je, že psychologové jsou si jisti, že naše vědomí v kontextu nastavení úkolů nemá představu o minulosti a budoucnosti. Tyto myšlenky existují pouze koncepčně, ale nejsou v algoritmech zpracování informací uvnitř vědomí.
Pokud slibujete, že se příští týden dostanete do služby a zároveň se snažíte zachovat tento závazek, vaše mysl si myslí, že to musíte udělat právě dnes, a neustále vám o tom připomínat. A zítra to bude také považováno za stejné.
Vaše mysl nemůže jednoduše ukládat informace o tom někde v archivu, aby mu byla připomenuta po sedmi dnech.
Úloha bude ve stavu "okamžitého řešení požadováno" každý den, dokud nepůjdete do služby.
Když se vrátíme k příkladu nepořádek ve skříni, můžeme říci, že v tomto případě jste vyčistili skříň 24 hodin denně za posledních 10 let! Vaše vědomí považovalo tento úkol za neúplný a ponechalo mu to místo v paměti, které vytváří napětí a nespokojenost kvůli nesplněné práci.
Abyste uvolnili paměť a uvolnili svou mysl od nedokončených procesů, připomínky, které vaše duševní zdroje pohlcují (stejně jako procesy pozadí na počítači spotřebovávají procesor a paměťové prostředky, čímž je stroj pomalejší), jsou zapotřebí dvě klíčová opatření.
- Přeneste úlohu z interní paměti (mozku) na externí (váš počítač, notebook, tablet, telefon)
- Rozhodněte se, jaká bude další konkrétní akce týkající se tohoto úkolu. Globální úkol "opravy automobilu" může například sestávat z mnoha jednoduchých kroků. První akce může být: "najít vhodné součásti na internetu".
V tomto případě vaše vědomí uvolní vnitřní paměť a nepřestane vás stále připomínat, že jste to dosud neučinili. Koneckonců jste přenesli všechny tyto úkoly do externího systému.
To jsou v zásadě klíčové body technologie GTD, na které se spoléhá. Pokud chápete tento princip, pak již máte obecnou představu o tom, co je GTD. Tento systém je efektivní správa případů, vytváření nápadů, které se opírají o vnější organizaci úkolů v rámci záznamů, kalendářů, připomenutí a vnitřní optimalizaci práce vědomí.
Navíc jsou tyto dvě úrovně vzájemně propojeny. Externí pořadí je předpokladem a nástrojem pro organizované a "čisté" vědomí. Jasná mysl vám umožňuje pracovat efektivněji * a méně unavená.
(* I když používám slovo "práce", nevztahuje se pouze na odborné činnosti, v této souvislosti se práce týká jakéhokoli podnikání, plánování prázdnin je také práce, stejně jako uvažování o problému vztahů s druhou polovinou).
Dále mluvím o několika jednoduchých rysech tohoto systému.
Funkce 1 - Rozhodněte, jaká bude další akce.
"Když plánujete svou aktivitu (záměr implementace) a rozhodnete se, jaké akce budete provádět v jakém kontextu, budete téměř automaticky naladěni na požadované chování místo toho, abyste shromáždili veškerou vaši vůli do pěstí a donutili se něco udělat."
~ D. Allen
Pokud si přečtete knihu "Jak vložit věci do pořádku", pochopíte, že to je prostě zlaté pravidlo. Autor se k němu neustále vrací. Navíc je posedlý učením celého světa, aby přemýšlel o další akci!
Ano, pravidlo je důležité, ale vyžaduje si čas a disciplínu, aby se z něj stalo zvykem.
Faktem je, že se zpravidla argumentujeme o problémech obecně a abstraktně. "Je třeba, aby se dítě učil lépe," "Potřebuji být klidnější, abych se účastnil méně konfliktů." Samozřejmě, že je třeba mít na paměti velký obrázek, ale s cílem přenést věci na popravu je třeba se přesunout k dalšímu plánování, konkrétně k přemýšlení o další akci.
V rámci příkladů, které jsme přezkoumali, by to mohlo být:
- "Najděte články o vývoji vůle, disciplíny a boje s lenostmi na internetu, nebo si v knize najít knihu o tomto tématu."
- "Přečtěte si, jaké relaxační techniky jsou."
- "Naplánujte rozhovor se synem o jeho problémech s učením."
Další akce nemusí být přesně fyzická akce. "Přemýšlet o tom, zda bych měla jít na vysokou školu" je také akce. Můžete jen myslet na úkol, ne nutně pokračovat. Ale označením pouze tohoto kroku již uvolníte část svého mozku.
Ne všechny problémy v našem životě můžeme vyřešit. Proto je důležité pochopit, že rozhodnutí "nečinit nic" je také rozhodnutí.
Tato událost vám umožní nejen uvolnit vědomí, ale také se naplnit motivací. Mnoho úkolů, když je prezentujeme v naší mysli, se jeví jako nemožné nebo velmi obtížné. "Můj Bože, budu muset rozebrat celou svou chalupu, to je práce bez konce!" Ale bude nám mnohem jednodušší, abychom se na to dostali, pokud načrtneme plán v podobě následujících akcí: "Najděte ty správné nástroje na internetu". Už je to jednodušší, že? A když to uděláme, budeme cítit uspokojení blížícím se konečnému cíli.
Chip 2- Přenos do externího systému
Jak už si z tohoto článku připomínáte, spoléhání se na paměť je nejen nespolehlivé, ale také neúčinné z hlediska využití vašich mozkových prostředků. Proto David Allen důrazně doporučuje, aby byly všechny úkoly přeneseny do externího systému za účelem uvolnění paměti.
Externím systémem může být tablet, telefon, notebook, počítač, notebook. Jakýkoliv pohodlný nosič, s kterým můžete pracovat.
Jak poznamenává autor, mnozí lidé, kteří poprvé shromáždili všechny své záležitosti a projekty, se cítí velkou úlevu, pocit osvobození, ačkoli někdy hraničí s hrůzou kvůli pochopení toho, kolik toho má dělat!
Mimochodem, tak se můj seznam úkolů stará o předběžné zpracování. Odtáhl jsem z toho spoustu zbytečných věcí, které jsem již udělal nebo se rozhodl vůbec nečinit. To znamená, že v první fázi a před aplikací "dvouminutového pravidla" (o ní níže) bylo mnohem víc.
Nebylo by zbytečné říkat, že seznam úkolů by měl být kdykoli organizován, pohodlný a přístupný z jakéhokoli místa. Je třeba neustále aktualizovat a podle potřeby upravovat. Musíte se s ním obrátit, abyste se s ním zkontrolovali o stavu realizace vašich projektů.
(Tak to nebylo způsob, jakým byl se mnou (a možná i s vámi): hromady listů a notebooků na různých místech v pracovním prostoru, které jsem nikdy neřešil.)
A samozřejmě !!! Každý úkol musí být zaznamenán jako další krok!
Amen.
Funkce 3 - Uspořádání úkolů podle kontextu
"Není třeba nic silného k tomu, aby něco udělal. Je zapotřebí mnohem většího úsilí, než se rozhodnout, co dělat. "
~ David allen
Nevšímala jsem si knihu, která dala přímé doporučení, jak třídit úkoly podle priorit. David Allen si je jistý, že důležitost různých úkolů pro naše vědomí není tak kritické, protože v našem vědomí dochází jak k velkým, tak k malým obavám a potřebujeme je plnit (nebo se rozhodnout neplnit). Neuskutečnilo se, že informace o tom, které jsou uloženy v mysli, vás mohou oddělit od důležitějších věcí. Poskytuje však vynikající metodu pro organizaci úkolů kontextem nebo energetickou úrovní.
Jakmile jsem se k této metodě částečně přihlásil intuitivně, ale pak jsem na to zapomněl, protože jsem ji nezformalizoval a nedělal z něj zvyk. Například existuje velký seznam úkolů. Některé úkoly vyžadují spoustu energie.
Pro mě je to "Odpovědi na komentáře a podporu studentů", "Články".
Pro některé to nestačí, například "zaplacení hostingu", "práce s elektronickými účty". Mohu to udělat snadno, když nemám dost času na články.
Rozhodnutí o tom, co mám dělat, mi odebrala, zaprvé, spoustu energie a za druhé, měly negativní vliv na motivaci. Nemohla jsem si vybrat lekci optimálně přizpůsobenou mé energetické úrovni a kvůli tomu jsem přestala pracovat a skončila pracovní den s notoricky známým pocitem, že jsem něco nedělal. Teď, pokud mám malou sílu a mám hodně času, mohu prostě udělat práci, která nevyžaduje velké množství energie. Můžu se jen podívat na seznam s názvem "nízká energie" a něco z toho dělat. Všechno geniální je jednoduché!
Seznam úkolů můžete také uspořádat podle kontextu, např. "U počítače", "v obchodě" atd. Mnoho dalších způsobů organizování je uvedeno v knize.
Funkce 4 - Pravidlo dvou minut
Docela jednoduché, ale velmi efektivní pravidlo. Pokud zorganizujeme informace o našich záležitostech v seznamu upomínek, můžeme být zděšeni velikostí tohoto seznamu. Naštěstí existuje dobrý a snadný způsob, jak to důkladně vyčistit.
Nemusíte nahrávat sami sebe: "odpovězte na dopis přítele, jak bude váš volný čas," jestliže vám tato odpověď zaberá méně než 2 minuty!
Stačí odpovědět právě teď a uvolnit si hlavu a seznam úkolů z tohoto případu. Když jsem po přečtení knihy D. Allena začal házet svou poštovní schránku, našel jsem tam mnoho nezodpovězených dopisů. Samozřejmě, že jednou jsem je označil za důležité úkoly, ale pak jsem na ně zapomněl.
V důsledku toho jsem po přezkoumání odpověděl na hodně starých dopisů a nebylo mi to moc času. Někteří moji čtenáři mi odpověděli o rok později! Nenechte se urazit, prosím, na mě, je to výsledek přeplněného poštovní schránky a nedůležitého uspořádání záležitostí. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты - это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.
В общем, "правило двух минут" формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.
Фишка 5 - Записывайте идеи
Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.
Аллен уверен, что "форма определяет принципы". По его словам, у человека "Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи".
Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.
Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.
Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.
Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.
Фишка 6 - Не разделяйте жизнь и работу
«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен
Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: "закончить проект по работе", "обсудить проблему в отношениях с женой". И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.
И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. "Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!" - думал я.
Но на самом деле, тот факт, что эти задачи "висят" в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их "висеть". Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о "философских вопросах", которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.
Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: "подумать о смысле жизни" и освободить себе голову от напоминаний об этом.
Фишка 7 - Польза для психотерапии
«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен
Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.
Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие - использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.
Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.
Но я также думаю, что принцип "обозначить следующее действие" и "концентрироваться на цели" может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.
Скажем, вы страдаете ипохондрией.
Вы думаете: "у меня страшная и смертельная болезнь".
Хорошо, теперь подумайте: "А какое следующее действие?"
"Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!"
Все встало на свои места, не так ли?
Или у вас социофобия:
"Люди меня не принимают, я никчемный человек"
Какое следующее действие?
"Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с… ." или/и "Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с… ". Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!
А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: "Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?"
Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. "У меня мало друзей", "страх не покидает меня", "все обо мне думают плохо" и т.д. Они больше задают вопросы: "почему", чем, "что с этим делать", что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.
Но вопрос: "какое следующее действие?" сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!
Чего можно достичь благодаря GTD?
«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен
Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.
У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.
Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.
GTD, по словам ее автора - это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.
Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения "постоянного, нескончаемого проекта". И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.
Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!
