Velmi často slyšíte, jak někdo nemá dost času. Mohli by vše udělat, kdyby za den byly ještě dvě nebo tři hodiny. Současně existují lidé, kteří klidně řídí své úkoly, dokonce i pomáhají ostatním. Proč ano? Koneckonců, první a druhý den po dobu 24 hodin. Řízení času odpovídá na tuto otázku. Co to je? Jak se můžete naučit spravovat svůj čas? Existují účinné metody, které pomáhají racionálně žít a produkovat práci?
Co je řízení času?
Časové řízení je umění řízení času. Zahrnuje metody stanovení cílů, plánování, řízení, motivace, správné stanovení priorit. Můžete považovat řízení času za celou řadu technik zaměřených na zlepšení osobní efektivity. Je obvyklé diskutovat o nástrojích pro časové řízení, ale o způsobech stanovování cílů, motivaci, delegování atd.
Ve struktuře této výuky vyniká čtyři hlavní bloky, které tvoří "žebřík" řízení času založené na porovnání s cestou:
- Účinnost - Odpovídá na otázku "jak jít?"
- Technologie - pochopit "co dál?"
- Strategie - pomáhá plánovat "kam jít?"
- Filozofie - dává smysl a odpovídá "proč jít?"
Správně naplánujte svůj život ze čtvrtého bloku "Proč?" k první položce "Jak?"
Jedná se o jeden z hlavních bodů řízení času - zvolit globální cíl. Dále porozumět směru jeho implementace. Pak určit mechanismy dosažení. Pochopte, jaké nástroje jsou potřebné k provedení všech plánovaných kroků.
Samotný význam takového úkolu je racionalizovat práci, protože účinnost celého projektu závisí na správném stanovení cílů a plánování.
Vznik a tvorba časového řízení
Slovo řízení času se objevilo v 70. letech dvacátého století. Podle jejího přesvědčení je jeho autorem podnikatel z Dánska Klaus Möller. Nabídl notebook "Time Manager", který se stal prototypem pořadatele.
Osobně, když se narodily základy řízení času, je to nemožné. Lze argumentovat tím, že pokusy o kontrolu osobního času byly provedeny ve starém Římě. Prvním písemným zdrojem jsou poznámky Luciuse Seneca určené jednomu z římských patricijů. Doporučil, aby se zapojil do psaní časového účetnictví, sledoval jeho využití, zhodnotil váš život. Seneca poukázal na potřebu podnikatelského plánování a nabídl to každým dopoledne. Také římský filozof zdůraznil důležitost stanovení priorit, aby trávil čas s maximálním přínosem.
Pravděpodobně chápání času v jiných civilizacích starověku, protože lidé všude čelili stejným úkolům a výzvám. V modernější podobě se časové řízení objevilo v polovině 18. století a bylo načasováno vývoji průmyslové revoluce.. S nástupem a masovým šířením rostlin a továren se lidská práce stala stále méně závislá na přírodních činitelích. Proto je možné zefektivnit pracovní postupy.
Myšlenky časového řízení červené linky v životě mnoha významných lidí. Například italský spisovatel a učenec Leon Battista Alberti, který žil v renesanci, ve svých dílech poukázal na důležitost časového řízení. Zaměřil se na potřebu zefektivnění případů i denního plánování. Ideologickým inspirerem "časových manažerů" jeho doby byl Isaac Newton, který jasně strukturoval principy struktury vesmíru. Myšlenky, které navrhoval, přiměly mnoho současníků, aby přemýšleli o zefektivnění svého života.
Jeden z nejvýznamnějších příznivců časového řízení byl Německý filozof Immanuel Kantcož zlepšilo jeho rozvrh tak, aby sousedé zkontrolovali hodiny na něm.
Americký politik Benjamin franklinkterý dal světu dobře známou frázi "Čas je peníze", udržoval osobní deník, čímž dosáhl značných výšek sebeovládání. Franklinova jednoduchá a efektivní doporučení byla základem mnoha populárních tréninků v oblasti řízení času.
Významnou roli ve vývoji časového řízení hrála americká inženýrka. Frederick Taylorkterý položil základy pro moderní řízení a vědeckou organizaci práce (NOT). Taylorismus, jako teorie řízení, měl hmatatelný dopad na zvyšování produktivity.
Je nemožné nezapomenout italského ekonoma Wilfredo Pareto, který formuloval slavný časový princip "20:80". To je takto rozčleněno: 20% úsilí přináší 80% výsledku a naopak. Pokud definujete toto "dvacáté", můžete výrazně zvýšit osobní efektivitu.
Neméně významný je příspěvek 34. prezidenta Spojených států. Dwight David Eisenhower, který vyvinul velmi vhodnou metodu stanovení priorit nazvanou "Eisenhowerova matice". Navrhl rozdělit všechny případy podle jejich významu a naléhavosti. Existují čtyři typy úkolů:
- Důležité, naléhavé;
- Důležité, ne naléhavé;
- Není důležité, naléhavé;
- Není důležité, není naléhavé.
Když věnujeme pozornost prvním dvěma typům a vyvarujeme se třetí nebo čtvrté, člověk se naučí, jak efektivněji využívat svůj čas.
Časem se začaly objevovat časované řízení času. Například řízení času pro ženy, pro muže, pro podnikatele, pro studenty, pro školáky atd.
Populární spisovatelé časového managementu v 21. století: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande a další. time manažerů po celém světě. Hlavní myšlenky tohoto směru budeme dále diskutovat.
Nástroje pro správu času
Základní principy řízení času se týkají hlavně souvisejících témat:
- Nastavení cíle;
- Plánování;
- Stanovení priorit;
- Motivace;
- Delegace
Jsou logicky propojeny navzájem a doplňují celkový obraz racionálního využití času.
Nastavení cíle
Cílem je hlavní orientační bod, který vám umožní odchýlit se od zvolené trasy. Nastavení cíle je základní teorií řízení času, která pomáhá předcházet úsporám času před zahájením práce.
Nejčastěji existuje metoda nastavení cíle SMART. Tato zkratka znamená splnění následujících kritérií pro výběr cíle:
- Konkrétnost (konkrétní) - jasné pochopení očekávaného výsledku;
- Měřitelné (měřitelné) - kvantitativní nebo kvalitativní hodnocení;
- Dosažitelnost (dosažitelnost) - schopnost plnit úkol;
- Relevantní - potřeba provedení;
- Časové omezení - definice časového rámce.
Pokud tento cíl odpovídá principu SMART, bude možné dosáhnout s největší úsporností úsilí.
Plánování
Absence plánu nebo strategie zničila mnoho slibných závazků. Vedle vědomí cíle by mělo být pochopeno a jaké "kroky" jsou nutné pro jeho realizaci. Navíc je žádoucí kontrolovat získané výsledky.
Mnoho způsobů plánování bylo vynalezeno, ale v době řízení je jedním z nejpopulárnějších je považováno za rigidně flexibilní plánování. Doporučuje se naplánovat ne více než 60% vašeho dne, takže 40% z celkového počtu plánovaných událostí je v případě nepředvídaných situací. Je žádoucí načrtnout nejdůležitější úkoly a položit si druh "rezervy" pro různé případy vyšší moci. Tak bude možné vyhnout se negativním emocím, které nesplňují nebo upravují vaše plány. Ukládání klidu mysli je jednou z prioritních manažerských priorit.
Stanovení priorit
Prioritou je pořadí, v jakém jsou prováděny různé úkoly. Podle zákona, nazývaného "Millerova peněženka", může mít osoba paměť 7 ± 2 prvky. To znamená, že normální osoba může snadno spravovat 5 až 9 různých případů, včetně záliby a domácích úkolů. Pokud je méně, pak bude život nudný, a pokud víc, pak mozok nebude schopen zpracovat celou řadu informací. Existuje však Paretoův zákon, podle něhož 20% úsilí přináší 80% výsledku a naopak. Výběr priorit umožňuje zaměřit se na ty aktivity, které poskytují maximální efekt.
Jednou z nejlepších postupů pro výběr priorit je "Eisenhowerova matice", která byla zmíněna výše v textu. Rozdělením úkolů podle jejich významu a naléhavosti můžete snadno vybudovat hierarchii výběrem nejrelevantnějších a nejúčinnějších oblastí.
Motivace
Bez řádné motivace zmizí touha pracovat a produktivita práce se sníží na minimum. Časový manažer musí být schopen inspirovat sebe i ostatní. Vynikajícím způsobem motivace je "princip ukotvení". Znamená jistou chválu za výkon konkrétního úkolu.
Například, školák rád hraje na konzoli, ale ne dělat domácí úkoly. Rodiče mohou s ním uzavřít smlouvu, že pro domácí úkoly bude mít možnost hrát. Postupně si dítě zvykne na to, že hra je následována lekcemi, čímž se vyvine určitý reflex. Stejně tak můžete dělat i v případě vlastní motivace.
Delegace
Schopnost delegovat (přenést) své úkoly na jiné, aby se ušetřil osobní čas, je velmi užitečná dovednost pro každého správce času. Ovládat ho není tak těžké. Nejdůležitější je zapamatovat si 10 základních principů delegování:
- Poskytování umělce s potřebnou podporou;
- Odpovědnost za výsledky své práce;
- Předběžné informování o objednávce;
- Zapojení umělce do procesu;
- Jasný popis očekávaného výsledku;
- Formulace pracovních norem a pravidel;
- Motivace umělce, uvedení jeho zájmů;
- Určení práv a povinností;
- Pravidelné monitorování v etapách provádění;
- Předvídání možného selhání a "návratu" autority.
Dodržování těchto pravidel pomáhá předcházet mnoha "úskalím" delegace, z nichž nejnebezpečnější je potřeba vrátit práci.
Téma delegace nepřímo zahrnuje schopnost říkat "ne". Kromě učení, jak přesunout rutinní práci na ostatní, je vhodné, abyste byli schopni odmítnout, pokud se o to pokusí provést s vámi.
Metody řízení času
Kromě lexikonu ze souvisejících oblastí má časové řízení jedinečnou terminologii, stejně jako původní metody. Za prvé stojí za zmínku pojem "chronofage", jehož boj pomáhá ušetřit značné množství času. Chronofag doslova znamená "čas-jedlík." To jsou všechny zvyky, situace a dokonce i lidé, kteří nás odvádějí od toho, že dělají opravdu důležité úkoly. Naproti tomu se setkávají s "časoměřiči", kteří naopak pomáhají zachránit tento cenný zdroj. Mimochodem, dokonce i termín je vymyšlen - "bacilus časového řízení", což znamená optimalizaci kromě svého času, a také každodenní rutinu okolních lidí, včetně rodiny, přátel a zaměstnanců, které se pro ně stávají skutečným "časovníkem".
Z metodologie řízení času se populární metody nazývají "Tomato Method", "Frog Method", "Elephant Method", "Swiss Cheese Method" a mnoho dalších. jiné
Tomato Method
Kromě schopnosti pracovat je velmi důležité se učit a správně relaxovat. Rovnováha mezi zatížením a zotavením není vždy možné dosáhnout. To je plné vývoje únavy. Geniální student z Itálie, Francesco Cirillo, navrhl původní přístup nazvaný "metoda Pomodoro". Spočívá v rozdělení práce do 25minutových intervalů, které se střídají s tříminutovými obdobími odpočinku - "rajčaty". Po čtyřech takových cyklech se provede 15-30 minutová přestávka. Tato metoda vám umožní udržet výkon a nadšení déle.
Frog metoda
V Evropě je výraz "jíst žábu na snídani". To znamená následující. Pokud provádíte nejnepříjemnější práci ráno, žába, pak bude zbytek dne plný pozitivních emocí. Tato metoda řízení času je zaměřena na snížení stresu, normalizaci emočního zázemí a psychologickou úlevu osoby.
Sloní metoda
Pod "slonem" v řízení času vyplývá velký a nepohodlný úkol. Chcete-li provést takový úkol, začněte s tím, že by měl být rozdělen na dílčí úkoly, tj. "Odřízněte slona na steaky". Například, pokud je třeba provádět opravy v bytě, "slon" může být rozdělen do kuchyně, koupelna, balkon, obývací pokoj, ložnice. Na druhou stranu se "rozdělí" na levou nebo pravou stranu atd.
Metoda švýcarského sýra
Další technika proti "slonům", ale tentokrát bez přísného uspořádání. Pokud se někdo setká s rozsáhlým úkolem, aniž by věděl, na kterou stranu by ji měla "přiblížit", měla by se učit z malé myši, která v náhodném pořadí vytřeští kusy sýra. Postupně se sýr "rozmrká" na oči a přemění se na úlohu, která odpovídá schopnostem umělce.
Časové řízení zahrnuje mnoho vzájemně propojených oblastí. Není možné zvládnout celý arzenál jeho metod, ale každý může v životě uplatňovat alespoň některé zásady takového řízení. Pokud to uděláte bez fanatizmu, aniž byste se přeměnil na robota, takové cvičení bude přínosné a pomůže vám vždy najít čas na práci, osobní život a sebevyvíjení.
