V denní slovní zásobě se fráze "Vše děje podle plánu". To znamená, že se vše děje tak, jak bylo zamýšleno, bez nejmenšího překvapení nebo překvapení. Ale proč je to tak důležité? Proč potřebujete akční plán? Co to je? Je možné dosáhnout cílů bez předem stanoveného pořadí? Je plán potřebný pouze pro pracovní úkoly, nebo je v životě nenahraditelný? Jak se naučit plánovat svůj čas? Je to těžké? Existují účinné technologie? Plánujeme dalších deset minut, abychom se seznámili s tímto problémem.
Co je plán?
Plán je úmyslná akce, která je nezbytná k dosažení cílů stanovených ve stanovené lhůtě. Stručně řečeno, příprava plánu se skládá z následujících složek:
- Nastavení cíle - nastavení cílů;
- Design - program akce;
- Variantní návrh - výběr několika nápadů;
- Termín - lhůty;
- Definice zdrojů - co je zapotřebí, kde je získat;
- Určení umělců - kteří budou vykonávat úkol;
- Stanovení výsledků - vytvoření modelu, plánu nebo projektu.
Například firma chce uvádět na trh novou produktovou řadu. Začněte formulovat cíl a cíle. Vytvořte náčrty vzorového akčního programu, definujte strategii a taktiky. Poté nastavte termíny zadání, všechny jeho pododstavce. Poté hledají potřebné zdroje, zdroje a určují oblasti odpovědnosti jednotlivých umělců. Nakonec zaznamenávají myšlenky na fyzické médium (papír nebo digitální dokument) a začnou je implementovat. Tento režim je zjednodušený, protože existují různé typy plánování. Jejich implementace předpokládá splnění určitých zvláštních požadavků.
Jaké jsou přípravy plánu?
Typologie plánování je rozsáhlá, liší se v rozsahu, načasování, objektech, obsahu, hloubce, odhodlání, pořadí, účetnictví, oblasti, koordinace plánovacích rozhodnutí. Ve skutečnosti je vše vcelku jednoduché a logické. Takže plány jsou:
- Podle oboru:
- Obecně - zohledněte všechny podrobnosti o úkolu;
- Částečná - popište konkrétní prvky.
- Z hlediska implementace:
- Dlouhodobé - předpokládají rozvojovou strategii po dobu delší než 5 let.
- Střednědobá - zahrnuje období od roku do pěti let;
- Krátkodobé řešení - řešení aktuálních problémů (až 1 rok).
- Podle objektů:
- Plánování cílů - nastavení cíle;
- Plán finančních prostředků - definice rozpočtu a vybavení;
- Výkonný plán - jmenování odpovědného;
- Programový plán - vývoj vhodných programů;
- Akční plán - pochopení požadovaného úsilí.
- Obsah:
- Taktický plán - podmínky pro dosažení cílů;
- Strategický plán - hlavní směr práce;
- Provozní plán kalendáře - termíny specifikace a stanovení;
- Podnikatelský plán - účetnictví pro všechny ukazatele, které hrají roli při dosahování cíle.
- V závislosti na hloubce:
- Agregované - berte v úvahu obecné parametry;
- Podrobné - výpočet všech možných detailů.
- Povinnost:
- Povinná (směrnice) - přísně předepsaná;
- Nepovinné (orientační) - spíše doporučující.
- V závislosti na pořadí provedení:
- Objednáno - vyžaduje sekvenční spuštění;
- Mimořádné - jeví se jako nezbytné;
- Posuvné - navrhnout možnost rozšíření.
- Účetními údaji:
- Těžké plány - povinné dodržování všech předpisů;
- Flexibilní plány - schopnost odchýlit se od daného kurzu;
- Těsně flexibilní plány - kombinace flexibilních a pevných plánů.
- Aplikace:
- Marketing - definování globální strategie společnosti;
- Finanční - chápání ekonomické složky;
- Materiál a technická základna pro výrobu;
- Výzkum - vytvoření základního pojetí;
- Individuální - strukturování osobního výkonu.
- Koordinací v čase:
- Současné plány - sestávají z jedné etapy;
- Postupné plány - probíhají v případě dlouhého procesu sestávajícího z oddělených etap.
Uvedené typy plánů jsou ve většině případů univerzální a mohou být použity jak pro firemní účely, tak pro zvýšení osobní efektivity osob. Například mohou být použity k sestavení denního plánu. Co to je? Promluvme si dál.
Jaký je denní plán?
Plán dne - promyšlený postup akcí pro den před námi. Plánování odborníků doporučuje, aby se dvakrát. Poprvé - večer a druhý - ráno, s přihlédnutím k možným změnám.
Nejlepší je mít na paměti fyziologické vlastnosti člověka a zohledňovat každodenní biorytmy. Například mozková aktivita je aktivována od asi 10.00 do 12.00. Během tohoto období můžete naplánovat nejdůležitější úkoly.
Další pád energie. Měl by být doplněn během oběda. Poté je nutné, aby tělo mohlo relaxovat, odpočívat. Od 14:00 do 16:00 dochází k opětovné aktivaci intelektuální a tvůrčí činnosti. V tuto chvíli je vhodné uspořádat schůzky nebo brainstorming.
Blížící se do 17.00 je vrchol fyzické kondice. Doporučujeme věnovat se sportovním aktivitám nebo outdoorovým aktivitám. Pak následuje večeře, relaxace.
Pochopení jejich nejproduktivnějších časových intervalů je pro tuto dobu snadnější vynášet důležité úkoly, aby bylo možné je co nejúčinněji a efektivněji provádět.
Metody plánování
Mezi různými možnostmi sestavování plánů je několik z nejúčinnějších, které jsou obzvláště oblíbené příznivci řízení času:
- Plánování ABC;
- Eisenhowerova matice;
- Ganttův diagram;
- Plánování SMART;
- Technologie GTD.
Tyto metody lze aplikovat samostatně nebo v kombinaci. Každý z nich je účinný při řešení konkrétních problémů se zaměřením na konkrétní aspekt plánování. Například výběr priorit, stanovení cílů nebo objednávání případů.
Plánování ABC
Tato metoda sestavování plánů je částečně srovnatelná s pravidlem Pareto, podle něhož 20% úsilí přinese 80% výsledku a naopak. Pokud se naučíte identifikovat nejproduktivnější oblasti, poskytne "lví podíl" úspěchu. Takže metodika ABC je založena na prioritizaci podle jejich významu:
- A - nejvýznamnější úkoly (zpravidla jich není více než 15%, ale dávají asi 65% výsledku);
- B - záležitosti s průměrným významem (existuje asi 20% a efektivita jejich realizace je v rozmezí 20%);
- C - nedůležité úkoly (poskytují 15% úspěch při plnění 65% času).
Po zjištění a soustředění svého úsilí na plnění úkolů z kategorie A člověk značně zvyšuje jeho osobní nebo pracovní výkonnost, neboť stráví méně času na zbytečnou práci.
Eisenhowerova matice
Efektivní plánování založené na výběru priorit, které bylo pojmenováno po americkém veliteli a prezidentovi Dwightovi Davidovi Eisenhowerovi. Podle této metody je třeba vytvořit plány založené na důležitosti a naléhavosti případů. Graficky vypadá jako kvadrant rozdělen do čtyř částí:
- Důležité naléhavé úkoly - rozvojový sektor;
- Důležité, ne naléhavé úkoly - čtverec potřebných záležitostí;
- Není důležité, naléhavé úkoly - zóna "rutina";
- Ne důležité, nikoli naléhavé úkoly - časová ztráta.
První dva body tvoří zónu růstu a úspěchu. Třetí a čtvrtý způsobují lidi rutinu. Proto je lepší se jim vyhnout při plánování, zvládnutí schopnosti delegovat takové úkoly.
Ganttův diagram
Dobrým způsobem, jak si představit, co je plánováno, je vytvořit Ganttovu tabulku. Podstata metody spočívá v konstrukci jízdních pruhů zobrazujících jednotlivé úkoly a následné jejich umístění podél časové osy. Použití sloupcových diagramů (histogramů) pro realizaci jejich plánů navrhl americký inženýr a odborník na vědecký management - Henry Lawrence Gantt.
Tato metoda funguje navíc k jiným technologiím, což umožňuje vizuální sledování všech fází realizace projektu a také pochopení účinnosti vynaloženého úsilí.
SMART plánování
Jedná se spíše o oblast stanovování cílů, ale bez správně stanovených cílů není dobrý plán možný. Podle této technologie by měly být všechny cíle analyzovány podle hlavních kritérií:
- Konkrétní - konkrétní;
- Měřitelné; měřitelné;
- Dosažitelný - dosažitelnost;
- Relevantní - srovnatelnost s jinými úkoly;
- Časově omezené - časově omezené.
Pokud cíl splní tyto požadavky, další vývoj plánu nebude způsobovat vážné potíže, protože úspěch bude kladen na samém začátku této práce.
Technologie GTD
Původní metoda vyvinula americký expert a časový manažer David Allen. Zkratka GTD znamená "přinášet věci do konce." Tato technologie poskytuje jasný algoritmus akcí pro organizaci vašeho života. Doporučení začínají správnou organizací pracoviště. V budoucnu je nutné zefektivnit všechny vaše záležitosti a plány, seznamy pomocí kalendáře-plánovače:
- Následující akce pokrývají blízké období;
- Projekty - úkoly, které se provádějí po dlouhou dobu;
- Odložená - část pravomocí delegovaná na někoho;
- Nepovinné - nejasné záležitosti někdy.
Podle metody GTD je pro úspěšné plánování nezbytné odpovědět na následující otázky:
- Jaký cíl by měl být dosažen?
- Jak bude implementováno?
- Jaká je cesta k dosažení tohoto cíle?
Po zjednodušení svých úkolů a při zodpovězení uvedených otázek je pro člověka mnohem jednodušší vypracovat vhodný akční plán a provádět ho.
Co je plánovací chyba?
Bez ohledu na to, jak bezchybný plán může vypadat, tak nemůže být pojištěn proti chybám. Jejich podstatou spočívá v příliš optimistickém přístupu k prognózám. Výrazným příkladem je práce, která trvá hodinu a půl, namísto plánovaných 60 minut. Individuální i kolektivní plány podléhají podobným nepřesnostem.
Hlavní příčiny chyb:
- Nedostatečné využití předchozích zkušeností;
- Tendence přinášet touhu po realitě;
- Tendence diskutovat o minulých zpožděních pouze vnějšími faktory;
- Nepřesnosti při posuzování a vnímání času;
- Povrchový vztah k úloze.
Vedle ztráty času jsou chyby v plánech plněny ztrátami finančních nebo výrobních zdrojů, nebo dokonce otázka realizace tohoto úkolu. Proto se doporučuje, aby byla do nějakého plánu vložena určitá "rezerva" času a úsilí, což vám umožní manévrovat v případě nepředvídaných okolností nebo přizpůsobení úkolů.
Nezáleží na tom, jak vážný je úkol, bude vyžadovat plán jeho implementace. Nezáleží na tom, jaká měřítka bude, na jakých médiích bude zaznamenána. Hlavním úkolem je splnit všechny potřebné požadavky pro jeho přípravu, včetně prognózy potřebného úsilí a zdrojů. Existuje mnoho způsobů, jak to udělat, takže byste si měli pečlivě přečíst každý z nich, abyste si vybrali ten, který se hodí individuálně.
